Von Mitgliedern, die sich als Vorstandsmitglieder wählen lassen, ist zur Erfüllung der satzungsgemäßen Vorstandsarbeit eine erweiterte Datenerhebung erforderlich:
- Personalausweis (bei Eintragung ins Vereinsregister)
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Satzung
Satzung des Fördervereins Grundschule St. Laurentius Saarburg e.V.
§ 1 Name, Sitz, Geschäftsjahr und Zweckbestimmung
(I) Der Verein „Förderverein Grundschule St. Laurentius Saarburg e.V.“ hat seinen Sitz in 54439 Saarburg.
(II) Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.
(III) Der Verein verfolgt ausschließlich und unmittelbar –gemeinnützige -mildtätige Zwecke im Sinne des Abschnitts „Steuerbegünstigte Zwecke“ der Abgabenordnung. Der Verein ist selbstlos tätig; er verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke.
Zweck des Vereins ist:
- Die Grundschule St. Laurentius Saarburg als Bildungs- und Erziehungsstätte ideell zu unterstützen.
- Zur Verbesserung der äußeren schulischen Verhältnisse der Grundschule St. Laurentius Saarburg beizutragen.
- Die Grundschule St. Laurentius Saarburg in ihren schulischen und erzieherischen Bestrebungen zu unterstützen.
- Die Verbindung zwischen Eltern, Schülern (auch ehemaligen Schülern) und Lehrern zu stärken und den Zusammengehörigkeits-gedanken zu fördern.
- Der Verein setzt sich für die Belange von Kindern ein (gemeinwesenorientiertes Arbeiten im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit)
(IV) Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder erhalten keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins. Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck des Vereins fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.
(V) Vom Verein zu Gunsten der Grundschule St. Laurentius angeschaffte Gegenstände bleiben im Eigentum des Vereins.
(VI) Bei Auflösung oder Aufhebung des Vereins oder bei Wegfall steuerbegünstigter Zwecke geht das Vermögen des Vereins in das Eigentum des Schulträgers der Grundschule St. Laurentius über, mit der Auflage, es unmittelbar und ausschließlich für den gemeinnützigen Zweck der Grundschule St. Laurentius Saarburg zur Verfügung zu stellen.
§ 2 Mitgliedschaft
(I) Mitglied kann jeder an der Verwirklichung der Vereinsziele Interessierte werden. Vorausgesetzt ist eine an den Vereinsvorstand gerichtete Anmeldung zur Aufnahme, in der sich der Anmeldende zur Einhaltung der Satzungsbestimmungen verpflichtet. Ãœber die Aufnahme entscheidet der Vorstand.
(II) Die Mitgliedschaft wird beendet: - durch Tod. - durch Austritt, der nur schriftlich gegenüber dem Vorstand erklärt werden kann. - durch förmliche Ausschließung, die nur durch Beschluss der Mitgliederversammlung wegen groben Verstoßes gegen die Ziele und das Ansehen des Vereins erfolgen kann.
(III) Die Mitgliedschaft erlischt bei Verzug der Beitragszahlung von länger als sechs Monaten.
(IV) Bei seinem Ausscheiden aus dem Verein hat das Mitglied keinen Anspruch bezüglich des Vereinsvermögens. Eine Rückgewähr von Beiträgen (auch bereits im Voraus gezahlte Jahresbeiträge), Spenden oder sonstigen Unterstützungsleistungen ist ausgeschlossen.
(V) Für die Kündigung der Mitgliedschaft gilt als Stichtag der 31.8. des laufenden Jahres. Bei Vorstandsmitgliedern sowie dem Amt des Kassenprüfers wird die Beendigung der Mitgliedschaft erst mit der Neuwahl des Vorstands oder mit der Berufung eines Ersatzmitglieds gültig.
(VI) Der Ausschluss eines Mitglieds kann durch Beschluss der Mitgliederversammlung mit einer Mehrheit von ¾ der gültigen Stimmen der anwesenden Mitglieder aus wichtigem Grund erfolgen, insbesondere wenn das Verhalten oder die Tätigkeit des Mitgliedes dem Ziel oder dem Ansehen des Vereins widersprechen. Dem Mitglied muss vor der Beschlussfassung Gelegenheit zur Rechtfertigung bzw. Stellungnahme gegeben werden. Die weiteren Rechte und Pflichten des Mitglieds ruhen durch Vorstandsbeschluss aus gegebenem Grund bis zur entsprechenden Mitgliederversammlung.
(VII) Personen, die sich um den Verein besonders verdient gemacht haben, können auf Vorschlag des Vorstandes von der Mitgliederversammlung zu Ehrenmitgliedern ernannt werden. Ehrenmitglieder sind beitragsfrei
§ 3 Mitgliedsbeitrag
(I) Jedes Mitglied mit Ausnahme von § 2 Abs. VII ist zur Zahlung eines Mitgliedsbeitrages verpflichtet.
(II) Die Höhe des Beitrages beschließt die Mitgliederversammlung.
(II) Der Mitgliedsbeitrag ist jährlich zum 01. Oktober zu entrichten. Die Zahlung des Beitrags erfolgt jährlich im Voraus.
§ 4 Organe des Vereins
(I) Organe des Vereins sind: a) die Mitgliederversammlung und b) der Vorstand.
§ 5 Die Mitgliederversammlung
(I) Die Mitgliederversammlung ist mindestens einmal jährlich, möglichst innerhalb der ersten drei Monate des Geschäftsjahres einzuberufen. Der Vorstand beruft die Mitgliederversammlung durch schriftliche Einladung an die Mitglieder unter Angabe einer Tagesordnung. Die Einladung ergeht jeweils an die letzte dem Vorstand bekannte Mailadresse des Mitgliedes und hat mindestens zwei Wochen vor der Versammlung zu erfolgen. Zudem erfolgt eine Veröffentlichung der Einladung im örtlichen Amts-/Kreisblatt. Der Vorstand kann sich zur Ladung von Eltern der Vermittlung durch den Klassenlehrer bedienen. Die Einladung wird in diesem Fall den Schülern mitgegeben, wobei der Erhalt von dem Mitglied innerhalb von drei Werktagen dem Klassenlehrer durch Unterschrift auf dem Einladungsvordruck zu bestätigen ist. Die Ladungsfrist beginnt in diesem Fall mit Ablauf des dritten Werktages, der auf die Aushändigung der Einladung folgt.
(II) Der Vorstand bestimmt die Tagesordnung; jedes Mitglied kann seine Ergänzung bis zur Genehmigung der Tagesordnung zu Beginn der Mitgliederversammlung beantragen. Über die nachträgliche Ergänzung der Tagesordnung entscheidet die Mitgliederversammlung durch Mehrheitsbeschluss der anwesenden Mitglieder.
(III) Die Mitgliederversammlung nimmt den Rechenschaftsbericht des Vorsitzenden und den Prüfungsbericht der Kassenprüfer entgegen. Sie beschließt insbesondere über: - die Wahl des Vorstandes mit Ausnahme §6 - die Wahl zweier Kassenprüfer (die nicht dem Vorstand angehören) für die Dauer der jeweiligen Wahlperiode des Vorstands - die Höhe der Mitgliedsbeiträge - die Genehmigung der Datenschutzordnung des Vereins - die Entlastung des Vorstandes und der Kassenprüfer - die Ausschließung eines Mitgliedes - die Auflösung des Vereins - Satzungsänderungen
(IV) Die Mitgliederversammlung wird von einem Mitglied des geschäftsführenden Vorstands, bei deren Verhinderung von einem Mitglied des erweiterten Vorstands geleitet. Ist kein Vorstandsmitglied anwesend, so wird ein Versammlungsleiter von der Mitgliederversammlung gewählt.
(V) Die Mitgliederversammlung ist unabhängig von der Zahl der erschienenen Mitglieder beschlussfähig. Hierauf ist in der Einladung der Mitgliederversammlung hinzuweisen. Bei der Beschlussfassung entscheidet die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Stimmberechtigt ist jedes anwesende Mitglied. Stimmenthaltungen gelten immer als ungültige Stimmen und bleiben für das Abstimmungsergebnis außer Betracht. Entscheidend sind Ja- und Nein-Stimmen. Die Art der Abstimmung und Wahlen bestimmt der Versammlungsleiter. Sollte ein Mitglied eine geheime Abstimmung beantragen, so ist diesem Antrag Folge zu leisten. Beschlüsse, durch die die Satzung oder der Vereinszweck geändert werden und Beschlüsse über die Auflösung des Vereins bedürfen der Mehrheit von drei Vierteln der erschienenen Mitglieder.
(VI) Beschlüsse über Satzungsänderungen und über die Auflösung des Vereins sind dem zuständigen Finanzamt anzuzeigen. Satzungsänderungen, die die in § 1 genannten gemeinnützigen Zwecke betreffen, bedürfen der Einwilligung des zuständigen Finanzamtes.
(VII) Über die Verhandlungen der Mitgliederversammlung ist eine Niederschrift zu fertigen, die vom Protokollführer und Versammlungsleiter zu unterzeichnen ist. Die Protokollführung wird zu Beginn der Mitgliederversammlung festgelegt. Die anwesenden Mitglieder haben sich in eine Anwesenheitsliste einzutragen, die vom geschäftsführenden Vorstand mit der Niederschrift aufzubewahren ist.
(VIII) Eine außerordentliche Mitgliederversammlung ist zu berufen, wenn das Interesse des Vereins dies erfordert oder wenn mindestens 20% der Mitglieder dies schriftlich gegenüber dem Vorstand verlangen.
§ 6 Der Vorstand
(I) Der Vorstand setzt sich zusammen aus: a) drei Mitgliedern des geschäftsführenden Vorstandes b) bis zu vier Mitgliedern des erweiterten Vorstandes.
(II) Der Vorstand unter Abs. (I) Nr. a) und b) regelt in seiner konstituierenden Sitzung die Aufgabenverteilung für die jeweilige Amtszeit und erstellt hierzu einen schriftlichen Aufgaben- verteilungsplan. Er kann Aufgaben an Vereinsmitglieder außerhalb des Vorstandes delegieren.
(III) Vorstand im Sinne des §26 BGB sind die Mitglieder des geschäftsführenden Vorstandes. Jedes Mitglied vertritt einzeln den Verein gerichtlich und außergerichtlich. Die dem geschäftsführenden Vorstand angehörigen Mitglieder sollen schulpflichtige Kinder in der Grundschule St. Laurentius haben.
(IV) Zusätzlich zum gewählten Vorstand ist die Rektorin / der Rektor der Grundschule geborenes Mitglied des erweiterten Vorstandes.
(V) Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung für die Dauer von zwei Jahren gewählt. Die Wiederwahl ist zulässig. Die Amtszeit des Vorstandes endet jedoch erst mit der Wahl eines neuen Vorstandes. Scheidet ein Mitglied des Vorstands vor Ablauf der Amtsperiode aus, ist der Vorstand berechtigt ein kommissarisches Vorstandsmitglied für den Rest der Amtsperiode zu berufen. Als Vorstandsmitglieder sind nur Vereinsmitglieder wählbar.
(VI) Der Vereinsvorstand leitet verantwortlich die Vereinsarbeit und ist für alle Angelegenheiten des Vereins zuständig, soweit sie nicht durch die Satzung einem anderen Organ übertragen sind. Die Vorstandsmitglieder erhalten kein Entgelt für die Wahrnehmung ihrer Funktion.
(VII) Der Vorstand hat insbesondere folgende Aufgaben: - Vorbereitung du Einberufung der Mitgliederversammlung, sowie Aufstellung der Tagesordnung - Ausführung von Beschlüssen der Mitgliederversammlung - Ordnungsgemäße Buchführung, Erstellung eines Budgetplans - Erstellen des Jahresberichts - Beschlussfassung über die Aufnahme von Mitgliedern, Verwaltung der aktuellen Mitgliederliste sowie der Beitragszahlungen - Führung der laufenden Geschäfte des Vereins und Entscheidungen über die Verwendung der Mittel im Sinne des Satzungszweck und der Beschlüsse der Mitgliederversammlung
(VIII) Der Vorstand fasst seine Beschlüsse in Sitzungen. Die Vorstandssitzungen werden in regelmäßigen Abständen durch ein Mitglied des geschäftsführenden Vorstands einberufen. Die Einberufung hat durch schriftliche Einladung unter Angabe der Tagesordnung mit einer Frist von 7 Tagen zu erfolgen. Die Einladung kann per Email erfolgen.
(IX) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn alle Mitglieder zur Vorstandssitzung eingeladen sind und mindestens die Hälfte der Vorstandsmitglieder anwesend ist; darunter müssen sich zwei Mitglieder des geschäftsführenden Vorstandes befinden. Der Vorstand entscheidet mit einfacher Stimmenmehrheit. Bei Stimmengleichheit gibt die Mehrheit der Stimmen des geschäftsführenden Vorstands den Ausschlag.
(X) Über die Beschlüsse und Themen der Vorstandssitzung ist ein Protokoll aufzunehmen und vom geschäftsführenden Vorstand aufzubewahren.
§ 7 Kassenprüfung
(I) Zwei Kassenprüfer sind von der Mitgliederversammlung für jeweils zwei Jahre zu wählen. Diese haben die Aufgabe, das jeweils zurück liegende Geschäftsjahr des Vereins buchhalterisch zu prüfen, wobei den Kassenprüfern sämtliche Unterlagen des Vereins, Kassenbuch, Rechnungen, Bankauszüge und dergleichen zur Verfügung zu stellen sind.
(II) Die Kassenprüfung soll spätestens zwei Wochen vor der Mitgliederversammlung abgeschlossen sein. Die Kassenprüfer haben die Mitgliederversammlung über das Ergebnis der Kassenprüfung zu unterrichten.
§ 8 Datenschutz
Der Verein erstellt im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung eine Datenschutzordnung. Die Datenschutzordnung ist vom Vorstand schriftlich aufzusetzen sowie in regelmäßigen Abständen zu aktualisieren und durch den Beschluss der Mitgliederversammlung zu genehmigen. Die Datenschutzordnung ist mit der Satzung jedem Mitglied zugänglich zu machen.
Datenschutzordnung
Entsprechend der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung wird nachfolgende Datenschutzordnung durch den Vorstand des Förderverein Grundschule St. Laurentius Saarburg e.V. erstellt:
1. Erhebung von Daten der Vereinsmitglieder
Der Verein erhebt gemäß DS-GVO bei Vereinsbeitritt personenbezogene Daten der Vereinsmitglieder, die zur Verfolgung der satzungsgemäßen Zwecke und für die Mitgliederverwaltung/-betreuung notwendig sind.
Hierzu zählen:
- Name, Vorname, Titel, Unterschrift
- Anschrift
- Kontaktdaten: Email-Adresse, Telefonnummer (Festnetz sowie mobil)
- Höhe des gewünschten Mitgliedbeitrags und ggf. von Spenden
- Bankverbindung/Kontodaten im Rahmen des SEPA-Lastschriftmandats
- Name, Geburtsdaten und Klasse der Kinder, die aktuell die Grundschule St.Laurentius besuchen
Neue Vereinsmitglieder werden bei der Datenerhebung (im Rahmen von Beitrittserklärungen zum Vereinsbeitritt, Mitgliederversammlung und Vorstandssitzungen) auf die Regelungen der vereinseigenen Datenschutzordnunggemäß DS-GVO hingewiesen. Alte Beitrittserklärungen behalten Gültigkeit, die Mitglieder werden im Rahmen eines Infoschreibens sowie in der nächstfolgenden Mitgliederversammlung über die Datenschutzordnung informier.
2. Erhebung von Daten Dritter
Gemäß DS-GVO erhebt der Verein Daten von anderen Personen, die nicht im Rahmen einer Mitgliedschaft erfolgen, soweit dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins sowie zur Erfüllung der Satzungsziele erforderlich ist und keine Grundrechte und schutzwürdigen Belange der Betroffenen entgegenstehen.
Hierzu zählen insbesondere:
-Sponsoren/Förderer des Vereins (Name, Firmenlogo, Firmenname, Anschrift, Emailadresse, Funktion, Spendenhöhe, notwendige Angaben zur Spendenbescheinigung)
-Personen aus der Grundschule St.Laurentius, mit denen der Verein kooperiert (Name und Funktion der Lehr-/Betreuungskräfte sowie der Grundschulleitung, Namen und Funktionen des Schulelternbeirats/ der Schulelternvertreter sowie Klassenelternsprecher , Name und Funktion innerhalb der Trägerschaft der Grundschule)
- Geschäftspartner/Kooperationspartner (Name, Anschrift, Funktion, Vertragsdaten, Kooperationsziele)
3. Speicherung personenbezogener Daten
Die erhobenen Daten werden vom Vereinsvorstand automatisiert gespeichert.
Jedem Vereinsmitglied wird eine Mitgliedsnummer zugeordnet (die zugleich auch die Mandatsreferenznummer ist).
Die Speicherung der Daten erfolgt in den EDV-Systemen des geschäftsführenden Vorstands unter Verwendung von entsprechenden Verwaltungsprogrammen wie SEWOBE. Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt (u.a. durch die Einrichtung von passwortgeschützten Nutzer-Accounts, Nutzung eines Firewall-Systems etc.)
4. Nutzung von Mitgliederdaten
Der Verein nutzt die Daten seiner Mitglieder zur Verfolgung der eigenen Vereinszwecke (Verwaltung der Mitglieder zum Einzug der Mitgliedsbeiträge und Spenden, Erstellung von Mitgliederlisten in Datei- oder gedruckter Form, Eintragungen im Vereinsregister, Spendenaufrufe, Werbung zur Erreichung der vereinseigenen Ziele etc.).
Innerhalb des Vereins sind die Aufgaben abgegrenzt und bestimmten Funktionsträgern zugewiesen: Der Vorstand darf auf alle Mitgliederdaten zugreifen und diese verarbeiten, wenn er diese zur Aufgabenerledigung benötigt. Die Vorstandsmitglieder werden zu Beginn ihrer Amtsausführung entsprechend den Richtlinien der DS-GVO informiert und bestätigen mit Annahme des Vorstandsamtes die Verpflichtung zum Datenschutz. Die Kassenprüfer dürfen nur auf Daten zugreifen, die für die Kassenprüfung notwendig sind.
Mitgliederlisten werden als Datei oder in gedruckter Form nur an Vereinsmitglieder herausgegeben, wenn deren Funktion oder Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme erfordert. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Aufgaben/Rechte benötigt, wird ihm eine gedruckte Kopie gegen die schriftliche Versicherung ausgehändigt, dass die personenbezogenen Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden.
Zur Kommunikation im Verein bedient sich der Verein der Informationsweitergabe und Kontaktaufnahme per Email. Hier ist sichergestellt, dass im Emailverteiler die Mailadressen der Mitglieder nur für den befugten Personenkreis einsehbar ist. Dem Vorstand steht es jedoch frei untereinander die Kommunikation im Kreis des Vorstands offen per Email oder Whatsapp zu ermöglichen, sofern alle betroffenen Mitglieder einverstanden sind. Dies gilt auch für Kleingruppen, die sich im Rahmen der Vereinsarbeit bilden (z.B. „Orgateams“).
Die vom Verein ausgerichteten Veranstaltungen/Aktionen sind öffentlich, mit Ausnahme bei Beteiligung des Fördervereins an schulinternen Festlichkeiten z.B. Ein- und Ausschulungsfeste. Im Zusammenhang mit diesen satzungsgemäßen Veranstaltungen werden personenbezogene Daten insoweit übermittelt wie es für die transparente Öffentlichkeitsarbeit notwendig ist z.B. Fotodokumentationen im Eingangsbereich der Grundschule, Pressemitteilungen sowie Veröffentlichungen auf den Internetportalen der Grundschule und des Vereins. Die Veröffentlichung von Daten beschränkt sich hierbei jedoch lediglich auf Fotos, Namen und Funktion im Verein. Soweit es bei einer Fotodokumentation auch die Kinder der Grundschule betrifft, ist darauf zu achten, dass eine entsprechende Einwilligung der Eltern vorliegt.
Das Vereinsmitglied trifft die Entscheidung zur Veröffentlichung seiner Daten freiwillig und kann seine Einwilligung jederzeit widerrufen. Bei neuen Mitgliedschaften erfolgt das Einverständnis über die Beitrittserklärung, bei bereits bestehenden Mitgliedschaften wird das betroffene Mitglied persönlich um Einwilligung gebeten.
Der Vereinsvorstand weist hiermit darauf hin, dass ausreichend technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutz getroffen wurden. Dennoch kann bei einer Veröffentlichung im Internet ein umfassender Datenschutz nicht garantiert werden. Daher nehmen die Mitglieder bei einer freiwilligen Einwilligung im Rahmen der Beitrittserklärung sowie der Vorabmitteilung die Risiken zur Kenntnis und sind sich bewusst, dass die personenbezogenen Daten auch in Staaten abrufbar sind, in denen die Grundlagen der DS-GVO keine Wirksamkeit haben.
Jedes Mitglied hat im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften das Recht auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten, deren Empfänger und den Zweck der Speicherung sowie auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung seiner Daten.
5. Nutzung von Daten Dritter
Die erhobenen Daten von Förderern, Sponsoren und weiteren Dritten dürfen nur zu dem Zweck verwendet werden, zu dem sie der Verein erhalten hat. Hierzu zählen u.a. das Drucken/Veröffentlichung eines Firmenlogos und Nennung des Förderers im Rahmen eines Sponsoring, namentliche Nennung von Kooperationspartnern und Unterstützern in den Vereinsdokumentationen, Fotodokumentationen von Veranstaltungen etc.
Bei Vereinsveranstaltungen wird darauf hingewiesen, dass es Fotoaufnahmen zu Dokumentationszwecken verarbeitet werden. Ausschlaggebend ist jedoch, dass das Geschehen im Vordergrund der Fotoaufnahme stehen muss. Nahaufnahmen von Gästen /Besuchern/Teilnehmern werden nur nach mündlichem Einverständnis getätigt.
6. Löschung und Einschränkung von Daten
Die gespeicherten Daten der Vereinsmitglieder werden bei Beendigung der Mitgliedschaft solange aufgehoben wie es die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erfordert. Name, Anschrift und Kontaktdaten werden unverzüglich aus dem Mitgliederverwaltung gelöscht sowie das SEPA-Lastschriftmandat gekündigt. Die Entsorgung von Vereinsdaten in Schriftform erfolgt durch das Vernichten im Papierschredder. Genutzte Daten wie Fotos oder namentliche Angabe von Vereinsfunktionen u.a. in Form der Vereinsdokumentationen verbleiben zu Dokumentationszwecken, werden jedoch auf Wunsch des Mitglieds gelöscht. Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Sitzungsprotokolle erfasst wurden z.B. Namen der Vorstandsmitglieder, Teilnehmerliste der Mitgliederversammlungen verbleiben im Vereinsarchiv, zu diesem lediglich der geschäftsführende Vorstand Zugriff hat.
Bei Ausscheiden oder Wechsel von Funktionsträgern werden sämtliche Vereinsdaten an den Nachfolger oder anderen Funktionsträger des Vereins übergeben. Der bisherige Funktionsträger versichert, dass ihm keine Kopien und Daten verbleiben sind.
Die Datenschutzordnung wurde in der Vorstandssitzung am 13.04.2018 erstellt und tritt mit der Veröffentlichung in Kraft.
